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Kaizen Teian: Inove através das sugestões de toda a equipe

16 de Março de 2020

Existem diversas formas de gerenciar um programa de ideias, mas os modelos japoneses são mundialmente reconhecidos como modelos de sucessos entre os principais gestores do mundo.

 

Kaizen Teian é uma metodologia japonesa para desenvolver programas de melhoria contínua através das ideias dos colaboradores. O guia definitivo sobre o Kaizen Teian foi criado pela Associação Japanesa de Recursos Humanos (AJRH)¹  e editado em dois livros, intitulados Kaizen Teian (I/II): Desenvolvendo Sistemas para Melhoria Contínua através das Sugestões de Funcionários².
Vamos conhecer mais sobre esta metodologia? Continue lendo!

O que é Kaizen?

Antes de aprofundar e discorrer sobre o conceito de Kaizen Teian, é importante entender um pouco sua percursora: a metodologia Kaizen.

Em 1986, Masaaki Imai publicou um livro em inglês, intitulado Kaizen, que propagou o método japonês de gestão, até então, utilizado apenas no oriente. De lá para cá, pesquisadores e gestores exploraram este método por diversos ângulos, tornando Kaizen um termo universal.

Conceituar Kaizen em poucas palavras é complicado, mas Imai cita que Kaizen representa melhoria contínua, que seriam pequenos e contínuos avanços realizadas por todos os colaboradores da empresa. Já inovação, segundo Imai, deve gerar um retorno grandioso para empresa, e apenas profissionais altamente capacitados estariam aptos a tal iniciativa.

Qual é a relação de Kaizen com inovação?

Na visão de Imai, existem duas formas de se destruir as condições vigentes e progredir em produtos, processos e pessoas. Uma delas é o Kaizen e a outra inovação. Entretanto, o conceito de inovação de Imai está em desacordo com diversos autores atuais, como por exemplo, Larry Keeley, autor do livro Dez Tipos de Inovação.

Dentro das diferentes segmentações para a inovação criada pelos autores atuais, duas se destacam: a inovação incremental e a inovação radical. Inovações incrementais causam a evolução gradativa de um produto, processo, serviço ou negócio, que vai agregando valor de forma incremental, porém sem promover alterações nas suas características básicas originais. Já a inovação radical, causa uma interrupção ou um redirecionamento radical na trajetória evolutiva de um produto, processo, serviço ou negócio.

Fazendo um paralelo com o estudo de Imai, podemos analisar o Kaizen como um método que busca inovações incrementais. Agora, a inovação da forma como foi conceituada por Imai, é entendida hoje em dia, como sendo, de fato, uma inovação radical.

Análise: Invoação Incremental (Kaizen) + Inovação (Radical)

Como pode ser visto abaixo, empresas que buscam inovar somente através de inovações radicais (Gráfico esquerdo) conquistam resultados inferiores àquelas que buscam inovar de forma radical + incremental (Gráfico direito).

Hoje em dia, muitas empresas canalizam suas energias em inovar de formas separativas, e com razão. Mas algumas esquecem do básico, que seria a melhoria contínua e incremental de seus processos. O foco das empresas deve estar em inovar de forma sistêmica, abrangendo todas as possibilidades que tragam avanços para o negócio.

Pense no Iphone da Apple, por exemplo. Seu lançamento certamente pode ser considerado uma inovação separativa que trouxe grandes resultados, porém, foram os constantes avanços no produto – como o lançamento do Iphone 2, 3, 4, e por aí vai – que permitiram a Apple retornos ainda maiores para o negócio.

Esse pensamento de buscar a melhor forma de gerenciar a inovação e compreender todas suas fontes de valor, é chamada de ambidestria organizacional. Este é um conceito muito discutido atualmente, mas que, em resumo, busca alcançar o controle na gestão de inovação incremental e radical.

Introdução ao Kaizen Teian

Em tradução literal ‘teian’ significa proposta ou sugestão. Teian junto do Kaizen representa uma metodologia de gestão empresarial cujo objetivo é estimular a ideação de todos os colaboradores da empresa em prol de um processo contínuo de inovação incremental que traga avanços para a organização.

A metodologia Kaizen Teian possui duas premissas que baseiam os objetivos e abordagens utilizados:

PREMISSA 1: TODA EQUIPE DEVE PARTICIPAR DO PROGRAMA DE SUGESTÕES

Estimular a participação do máximo de pessoas possíveis no programa de ideias é o principal objetivo do Kaizen Teian. Para tanto, todas as ideias são avaliadas, grande parte das ideias são utilizadas e quase todos os idealizadores recebem um bônus pela participação. O valor do bônus costuma ser fixo e independe dos resultados obtidos com as ideias.

As ideias, por mais simples que sejam, são ouvidas e analisadas. Este esforço em dar voz à equipe tem um viés educacional e é um fator relevante para o alto nível de engajamento nos programas de sugestões das empresas japonesas.

PREMISSA 2: EMPRESA VIVE DE LUCRO E O KAIZEN TEIAN DEVE ESTAR ALINHADO A ESTE OBJETIVO

O Kaizen Teian está alinhado ao principal objetivo da maioria das empresas: gerar lucro. Em linhas gerais, existem duas formas de aumentar a receita e o Kaizen Teian consegue ajudar em ambas, com ideias para aumentar as vendas e ideias para reduzir os custos.

Para reduzir os custos, a empresa pode estimular ideias que:

— Tragam formas mais eficientes de trabalho;
— Eliminem ações que geram resultados de baixa qualidade;
— Evitem excesso de trabalho, desperdício e inconsistência.

Já para aumentar as vendas, a empresa pode estimular ideias que:

— Ajudem a melhorar os serviços e produtos;
— Busquem melhorias no controle de qualidade;
— Ajudem na divulgação e comunicação dos serviços e produtos;

Além disso, deve-se deixar claro que ideias totalmente criativas também são bem vistas.

É natural que gestores queiram analisar a relação entre o lucro e as ideias obtidas. Mas deve-se ter em mente que é muito mais complicado mensurar os resultados obtidos com ideias para vendas do que ideias que busquem redução de custo.

Quais são os objetivos da metodologia?

A metodologia Kaizen Teian possui três objetivos principais que são:

Engajamento – Participação voluntária no programa de ideias

Busca estimular a inovação e o desenvolvimento individual gerando um ambiente participativo que privilegia o capital intelectual e o compartilhamento indiscriminado das ideias. Para alcançar esse objetivo, é importante que haja um estímulo a motivação e uma postura mais participativa. Ações de comunicação interna podem ser interessantes para criarem uma “sensação de pertencimento” dentro da companhia.

Capacitação – Treinamento e desenvolvimento de habilidades

Estimular o mindset inovador nos colaboradores é um dos principais pilares do Kaizen Teian. As lideranças devem direcionar sua comunicação em prol da melhoria contínua, cultivando e valorizando habilidades que tragam novas perspectivas para o negócio.

Resultados – Tangíveis e Intangíveis

Os resultados no Kaizen Teian são vistos como uma consequência óbvia de um programa de sugestões que tem como objetivos engajar e capacitar os colaboradores. Dentre os resultados tangíveis esperados estão o aumento da eficiência nas operações, redução de custos principais e eliminação de baixa qualidade. Já para resultados intangíveis espera-se melhorias na segurança, qualidade, ambiente, produto e serviço.

Quais são os fatores essenciais no engajamento?

A gestão de um programa de sugestões como o Kaizen Teian deve ser guiada pelas ideias dos colaboradores da linha de frente. Para isso, existem três passos recomendados pela AJRH:

Passo 1: Crie uma Força Cumpulsora

O termo compulsora (Compelling Force) talvez não seja a melhor tradução, mas representa a atitude esperada pelos gestores no Kaizen Teian. A alta liderança deve incentivar os gerentes, que por sua vez, devem incentivar os colaboradores da linha de frente. A estrutura do programa deve ser pensada para valorizar tanto as ideias e seus idealizadores quanto o desenvolvimento de ações de gestão que estimulem a ideação.

Passo 2: Crie, motive, incentive

Ao invés de apenas reforçar as metas e bonificações envolvidas no trabalho e na melhoria contínua, a JHRA sugere que seja reforçado os motivos pelos quais os colaboradores fazem o que fazem, quais são os seus objetivos e reforçar que quanto mais inovador forem as ações, tanto o colaborador quanto a empresa saíram ganhando.

Passo 3: Eduque ao desenvolver habilidades

Imagine que você possua uma força compulsora na sua empresa e também tenha colaboradores motivados e engajados, mas talvez seu time não tenha a capacidade de contribuir com ideias realmente relevantes para o desenvolvimento do negócio. Por isso, promover ações de capacitação que estimule a evolução profissional do seu time pode ser o caminho para conquistar melhorias e inovações contínuas dentro da sua organização.

E por fim, tome conhecimento para novas iniciativas

É natural do ser humano querer compartilhar suas ideias, e esse é um potencial pouco aproveitado pelas empresas. Criar um ambiente propício à inovação e melhoria contínua é um grande desafio, que tende a ser mais simples se forem utilizados os conceitos e métodos apresentados no Kaizen Teian.

Claro, a metodologia Teian não pode ser considerada atual, mas serve de embasamento para empresas modernas que pretendem criar ambientes dinâmicos, criativos e inovadores com pessoas engajadas e intraempreendedoras.


¹ Nome de organização traduzido do inglês: Japanese Human Resources Association (JHRA)
² Título traduzido do inglês: Kaizen Teian (I / II): Developing Systems For Continous Improvement Through Employee Suggestions


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